SISTEMA 4DOCS
O 4DOCS é o sistema de GED/ECM
desenvolvido pela DB2 Soluções, com o objetivo de atender
empresas que procuram organização e agilidade na busca de suas
informações estruturadas ou não-estruturadas.
O 4DOCS é a solução definitiva para o gerenciamento de
documentos que integra as tecnologias de workflow, indexação,
recuperação, visualização de conteúdo, etc.
O 4DOCS garante um alto nível de padronização e organização
do acervo de documentos, conforme parâmetros definidos pela
empresa (níveis de acesso, segurança, temporalidade documental,
etc), proporcionando um mecanismo eficaz para identificação,
recuperação e controle de documentos.
O 4DOCS proporciona um acesso simples e imediato aos
documentos pelos departamentos da empresa, assegurando que as
versões atualizadas estejam disponíveis para as pessoas certas no
momento preciso.
O 4DOCS automatiza a criação e revisão dos documentos ao
longo de todas as suas etapas (edição, consenso e aprovação) com
integração direta aos seus aplicativos de origem tais como
editores de texto e planilhas, ferramentas CAD, etc. Além disto,
todas as ações realizadas sobre os documentos em todo o seu ciclo
de vida são totalmente monitoradas.
O 4DOCS também incorpora tecnologias para gerenciamento de vídeo,
som, e-mail e fac-símile.
BENEFÍCIOS
- A Gerenciamento de todos os
conteúdos da empresa, estruturados ou não
- Formatação de uma política corporativa para gerenciamento de
conteúdos
- Compartilhamento dos conteúdos
- Agilidade de busca e acesso às informações
- Preservação da memória organizacional
- Redução do risco de perda da memória corporativa da empresa
- Formalização dos processos de negócio
- Implementação rápida de soluções
- Aumento de produtividade nos processos controlados pelo GED/ECM
- Melhoria no relacionamento com os clientes
- Redução de custos
- Redução da perda, extravio e danificação dos documentos físicos
- Maior controle na recepção e envio de documentos (e-mail, fax,
etc)
- Integração com sistemas pré-existentes
- Segurança e sigilo total dos conteúdos
- Amplitude sistêmica
Aplicações Práticas e Recentes Realizadas no Mercado
- Case do Grupo Belgo Mineira –
Jornal do GED de Julho/Agosto 2005
Sistema de GED/ECM gera Centro de Documentos Digitais Belgo
O Sr. Newton Afonso de Lima, CIO da empresa, relata que possuíam
soluções isoladas de digitalização de plantas de engenharia, nas
várias unidades, sem padrão de software ou processo. Levantamentos
feitos na empresa indicaram que cerca de 70 % das informações da
empresa não estavam de forma estruturada, eram apenas informações
manuais. Estes fatores foram determinantes para buscar soluções
eficientes na TI. Todo processo gerou o Centro de Documentos
Digitais da Belgo, um setor específico que centraliza e coordena
todos os procedimentos de captação, armazenamento, preservação e
disponibilização de todos os documentos da empresa.
Benefícios com a implantação do Sistema:
- tabelecimento de política corporativa para coordenação e
padronização
- Compartilhamento dos conteúdos
- Redução do risco de perda da memória corporativa da empresa
- Informação corrente
- Formalização dos processos de negócio
- Implementação rápida de soluções
- Aumento de produtividade nos processos controlados pelo GED/ECM
- Melhoria no relacionamento com os clientes
- Redução de custos
- Redução da perda, extravio e danificação dos documentos físicos